На современном этапе развития образовательного процесса невозможно представить работу педагога, организующего рабочий процесс в образовательном учреждении, без применения в работе компьютера и программных технологий.

Дело даже не в том, чтобы использовать компьютер в качестве печатной машинки, а в том, что требования к точности, достоверности и скорости обработки информации в любой деятельности повышаются с каждым годом, а также с изобретением новых способов учета и контроля как за рабочим персоналом, так и за учебным процессом в целом.

Очевидно, что с развитием технологий повышается объём обрабатываемой информации и универсальность её использования непосредственно на местах и в административных контролирующих органах.

На мой взгляд, реализовать все эти возможности с лёгкостью позволяют современные электронные средства обработки и хранения информации.

В 2004 году в связи с возникшей необходимостью повысить эффективность мониторинга и контроля за учебным процессом в ГОУ СПО «Няндомский железнодорожный техникум» мной была разработана новая структура обработки и анализа информации по учебному процессу, которая позже была реализована в виде компьютерной программы «Помощник ЗАВУЧА». Присутствующие на тот момент на рынке программные продукты, доступные для применения, по многим причинам не удовлетворяли установленным мной требованиям. В частности, многие программы содержали значительные ограничения по объёму задаваемой нагрузки, количеству дисциплин, учебных занятий или учебных групп, другие были узконаправленными. Практически во всех таких продуктах отсутствовала возможность для создания статистической и аналитической отчётности, связанной с учебным расписанием и учётом педагогической нагрузки. Многие программы были непонятны и сложны для освоения и весьма дороги для приобретения.

В связи с отсутствием достаточных средств для официального заказа разработки такого программного продукта я пыталась найти разработчика, готового взяться за работу с перспективой дальнейшей окупаемости программы. Таким автором выступил независимый разработчик из Архангельска - Барабаш Дмитрий Владимирович.

Компьютерная программа "Помощник ЗАВУЧА" создавалась для совершенствования организации учебного процесса непосредственно в Няндомском железнодорожном техникуме в качестве электронного журнала учета педагогической нагрузки преподавателей и оптимизации составления учебного расписания.

Перед созданием программы мной были сформулированы перед разработчиком задания для её основных разделов на основе функциональных обязанностей заместителя директора по ТО:

• возможность составления постоянного расписания учебных занятий по полугодиям с учетом учебных планов и программ;
• обязательное соблюдение "Санитарно–эпидемиологических требований к организации учебно–производственного процесса в учреждениях начального и среднего профессионального образования";
• возможность быстрой корректировки расписания в связи с временной нетрудоспособностью преподавателей, их отпусков, командировок и других причин;
• возможность ежедневного распределения учебных групп по кабинетам, аудиториям и корпусам техникума (с учётом того, что не все преподаватели техникума имеют собственный кабинет);
• составление ежедневного расписания учебных занятий во внебюджетных группах с учетом занятости преподавателя по основной работе;
• регулярное отслеживание и учет количества часов педагогической нагрузки, проведённых и запланированных на любой период времени у конкретного преподавателя;
• мониторинг количества отработанных и оставшихся часов на конкретную дату у любой учебной группы;
• еженедельный учет часов, отработанных преподавателем в отдельной учебной группе и, в целом, на курсе;
• составление табеля отработанных преподавателем часов за любой период работы;
• составление ежемесячного табеля учета рабочего времени для бухгалтерии;
• сокращение педагогической нагрузки преподавателя согласно "Примерному положению об оплате труда и условиях применения доплат и надбавок в областных государственных образовательных учреждениях", утвержденного распоряжением Главы администрации Архангельской области от 18 января 2005 № 36, п.3.6, п.4.13;
• необходимый учет часов, отработанных преподавателем дополнительно, после сокращения нагрузки;
• определение соответствия записей в журналах теоретического обучения расписанию занятий;
• регулярное составление и оформление информации о выполнении педагогической нагрузки для предоставления ее по требованию заинтересованным лицам;
• систематизация и хранение информации о выполнении педагогической нагрузки.

Все эти перечисленные функции заместителя директора по ТО всегда выполнялись мной и без применения компьютерной программы в полном объеме, но при этом:

• требовали до 80% моего рабочего времени;
• производились на бумажных носителях с частичным использованием компьютера (Word, Excel), а не в автоматическом режиме;
• требовали особых условий для хранения учетной документации;
• требовали значительного количества времени для обработки информации и вывода статистической отчётности о нагрузке.

За пять лет мной было апробированы несколько вариантов программы, вносились замечания и предложения по совершенствованию и оформлению программы.

В современном варианте программа "Помощник ЗАВУЧА" является достаточно универсальной и позволяет:

• работать одновременно нескольким пользователям с одной базой данных;
• составлять расписание учебных занятий с учетом заданных установок, параметров и требований на любой учебный период;
• работать при составленном вне программы расписании учебных занятий, внесенном в программу в начале учебного года и автоматически копируемом ежедневно или еженедельно, или на любой заданный промежуток времени;
• сократить до минимума количество времени на любую корректировку расписания, проводить любые замены по текущей ситуации;
• составлять расписание с учетом любого заданного количества подгрупп или объединения групп на лекционные занятия;
• отслеживать распределение аудиторного фонда.
• исключать в расписании совпадение уроков у одного преподавателя;
• исключать в расписании совпадение уроков у одной учебной группы;
• исключать в расписании совпадение уроков в одном кабинете или аудитории;
• составлять расписание во внебюджетных группах с учетом занятости преподавателей по основной работе;
• экспортировать расписание, а также любую промежуточную таблицу с данными в редактор электронных таблиц Microsoft Excel (или OpenOffice), формат PDF, HTML для предоставления информации в интернете и выводить его на печать в любом заданном режиме: общее расписание, расписание для конкретного преподавателя, расписание для конкретной группы, кабинета и т.д.;
• печатать расписание на любой заданный период;
• в автоматическом режиме производить отслеживание и учет часов педагогической нагрузки, отработанных и ещё не отработанных конкретным преподавателем за любой заданный период или дату, а также всех преподавателей техникума;
• в автоматическом режиме производить отслеживание и учет часов, отработанных по каждой учебной группе в отдельности за любой заданный период или на определённую дату;
• в автоматическом режиме производить отслеживание и учет часов, отработанных преподавателем в указанной учебной группе или на всём курсе;
• составлять табель отработанных преподавателем часов на любой заданный период;
• отслеживать отработку часов преподавателя по каждому отдельному предмету, типу занятия;
• составлять ежемесячный табель учета рабочего времени;

При необходимости сокращения педагогической нагрузки или любого её изменения программа позволяет вносить изменения в базу данных и вести учет часов, отработанных дополнительно после сокращения нагрузки.

При инспекционном контроле с использованием программы значительно быстрее определяется соответствие записей преподавателей в журналах теоретического обучения расписанию занятий.

Программа " Помощник ЗАВУЧА" практически не требует времени на составление и оформление любой информации о выполнении педагогической нагрузки, а так же не требует дополнительных условий для хранения этой информации.

Как пользователь этой программы, хочу отметить очень удобное и интуитивно понятное оформление всех разделов программы, разнообразное использование цветового отображения различных данных, оригинальный графический дизайн и удобство в работе.

Программа работает в нашем училище в течение пяти лет. Я благодарна автору за её создание, помощь в обучении и постоянное стремление к ее улучшению. Считаю, что она может успешно применяться в работе любого образовательного учреждения начального, среднего и высшего профессионального образования для совершенствования организации учебного процесса.